Adatkezelési tájékoztató
Adatkezelő és hatály
Az adatkezelő és rendszerüzemeltető a Kerecsényi László Íjász és Szabadidős Sportegyesület (KLÍE). Székhely: Magyarország, 5700 Gyula, Budapest krt. 15. Kapcsolat és adatvédelmi kérelmek: klie.gyula@gmail.com. A tájékoztató a KLÍE központi versenyappjára, egyesületi appjára, nyilvános nevezési oldalára és kapcsolódó verseny-, tagsági, fizetési és számlázási adatkezelésére vonatkozik. A rendszer tulajdonjoga nem jelent tulajdonjogot a személyes adatok felett.
Nevezés és versenyszervezés
A kezelt adatok a verseny követelményei szerint: név, e-mail-cím, klub, ország, versenyengedély száma, nem, korosztály, kategória, születési dátum, íj- és vesszőkészítő, támogató, nevezés és fizetés állapota, valamint a versenyhez ténylegesen szükséges kiegészítő adat. Cél: nevezés fogadása, részvételi feltételek ellenőrzése, visszaigazolás, kapcsolattartás, csapatbeosztás, verseny lebonyolítása és pontozás. A részvételi szolgáltatáshoz objektíven szükséges adatok jogalapja a GDPR 6. cikk (1) b) pontja. A hivatalos verseny hitelességét és szabályos lebonyolítását szolgáló további adatkezelés jogalapja a 6. cikk (1) f) pontja szerinti jogos érdek. A kötelező mezőket az űrlap jelöli; hiányuk akadályozhatja a nevezés teljesítését. Az opcionális mezők üresen hagyhatók. Egészségügyi vagy más különleges adatot általános szabad szöveges mezőben ne adjon meg.
Eredmények és nyilvános listák
A verseny átláthatósága, ellenőrizhetősége, hivatalos eredményhirdetése és sportszakmai nyilvántartása érdekében a szükséges adatok megjelenhetnek a nevezési listákban, csapatbeosztásokban, élő és végleges eredménylistákban, letölthető dokumentumokban és eredményigazolásokban. Ezek: név, klub, ország, verseny szerinti nemi kategória, kategória/korosztály, csapat vagy rajtszám, pontszám, helyezés és a verseny lebonyolításához szükséges státusz. Az opcionálisan megadott támogató vagy íj-/vesszőkészítő neve is megjelenhet. E-mail-cím, lakcím, teljes születési dátum, fizetési azonosító és egészségügyi adat nem része a nyilvános listának. Jogalap: GDPR 6. cikk (1) f), a hiteles, nyilvános sporteredményekhez fűződő jogos érdek. Tiltakozni lehet; a kérelmet az egyesület egyedileg vizsgálja. Az internetes listák világszerte elérhetők, mások letölthetik őket; a KLÍE nem tudja minden független másolat törlését biztosítani.
Adattovábbítás a szövetségeknek
A MISZ és/vagy a HDH-IAA rendszerében rendezett versenyek hivatalos eredménylistáit és szükséges csapatbeosztási adatait az adott versenyben érintett szövetségnek továbbítjuk. Címzettek: Magyar Íjász Szövetség (MISZ; misz.hu), illetve HDH-IAA International Archery Association (hdhiaa.net). Az átadás célja az eredmények hitelesítése, nyilvántartása, rangsorolás, minősítés, rekordok és sportszakmai statisztikák kezelése, valamint hivatalos közzététel. Az adott célhoz szükséges adatkör kerül átadásra. A szövetségek saját nyilvántartási és közzétételi tevékenységükért önálló adatkezelőként felelnek; ezekre saját adatkezelési tájékoztatójuk vonatkozik. Az egyesület általi adattovábbítás jogalapja az adott verseny hiteles eredménykezeléséhez fűződő jogos érdek, GDPR 6. cikk (1) f) pont. Az érintett szövetséget a versenykiírás jelöli meg. A szövetségi szabályzat nem helyettesíti a GDPR szerinti jogalapot.
Egyesületi tagság és kapcsolattartás
A tagság és egyesületi ügyintézés során a szükséges azonosító és kapcsolattartási adatokat, tagsági státuszt, tagdíj- és eredményjóváírásokat, befizetési adatokat, kérelmeket és az adminisztrátornak küldött üzeneteket kezeljük. Cél: tagsági jogok és kötelezettségek kezelése, elszámolás és a kérelmek megválaszolása. Jogalap az adott művelettől függően a tagsági kapcsolat teljesítése (6. cikk (1) b)), az egyesület működéséhez fűződő jogos érdek (f)), illetve a konkrét számviteli kötelezettség (c)). A magánjellegű tag-, üzenet- és fizetési adatokhoz csak feladatuk szerint feljogosított személyek férhetnek hozzá. Egyesületi eredményközlésre a nyilvános eredményeknél leírt szabályok vonatkoznak.
Fizetés és számlázás
Online fizetésnél a SimplePay szolgáltatást (SimplePay Zrt.), számlázásnál a Számlázz.hu szolgáltatást (KBOSS.hu Kft.) vesszük igénybe. A szükséges rendelési, fizetési, tranzakciós, számlázási és kapcsolattartási adatok kerülnek átadásra az igénybe vett szolgáltatás szerint. A fizetés teljesítésének jogalapja a 6. cikk (1) b); a számviteli bizonylatoké a 6. cikk (1) c) és a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény. A szolgáltatók az egyes tevékenységeikben szerződés szerinti adatfeldolgozói vagy önálló adatkezelői szerepet tölthetnek be. Az egyesület rendszerébe bankkártyaszámot vagy CVC-kódot ne írjon; a bankkártyaadatok megadására a fizetési szolgáltató felülete szolgál.
Tárhely, levelezés és nemzetközi adatkezelés
A tárhelyszolgáltató Contabo; a rendszer szerverközpontja Lauterbourg, Franciaország. A visszaigazolások és ügyintéző levelek Gmailen, a Google szolgáltatásával történnek. A tárhelyszolgáltató a szolgáltatás teljesítéséhez szükséges tárolt adatokhoz, a levelezőszolgáltató a címzési adatokhoz, a levéltartalomhoz és a kapcsolódó technikai adatokhoz férhet hozzá. A rendszer biztonsági mentéseket is használ az adatvesztés megelőzésére és helyreállításra. A szolgáltatók adatkezelésére a rájuk vonatkozó szerződéses feltételek és adatvédelmi tájékoztatók is irányadók. A franciaországi tárhely nem jelenti azt, hogy minden más szolgáltató kizárólag az EGT területén kezel adatot: különösen a Google szolgáltatásainál EGT-n kívüli adatkezelés is előfordulhat. Ilyen továbbítás esetén a GDPR V. fejezete szerinti garanciák szükségesek. Az alkalmazott garanciákról és elérhetőségükről az egyesület kapcsolattartási címén kérhető tájékoztatás; a Google adatvédelmi tájékoztatója a kapcsolódó dokumentumok között elérhető.
Apphasználat, sütik és helyi tárolás
Az appok technikai működéséhez szükséges sütiket, nyelvi beállítást, véletlenszerű eszközazonosítót, hozzáférési tokeneket és helyi gyorsítótárat használhatnak. Az offline pontbeírás a még be nem küldött adatokat az eszközön tárolhatja, majd kapcsolódáskor szinkronizálhatja. Megosztott eszközön az adatokhoz más eszközhasználó is hozzáférhet; használat után lépjen ki, és a szinkronizált helyi adatokat törölje, ha a funkció elérhető. A tudomásulvétel apponkénti véletlen azonosítóval, verzióval, időponttal és nyelvvel kerül rögzítésre. Az ezt megjegyző sütik legfeljebb 365 napig érvényesek, illetve új tájékoztatóverzió esetén új nyilatkozat szükséges. Ez nem reklámcélú követés. Az opcionális analitikai vagy marketingeszközök csak külön, megfelelő választási lehetőséggel aktiválhatók; ez a nyilatkozat nem engedélyezi őket.
Kamera, értesítések és külső tartalmak
A kamera QR-kód olvasásához használható az eszköz engedélyével. A kameraengedély önmagában nem hozzájárulás felvétel közzétételéhez. A pushértesítésekhez külön böngésző-/eszközengedély szükséges; a feliratkozási végpont és a technikai kulcsok az értesítés kézbesítésére szolgálnak. Az engedély visszavonható az appban vagy az eszköz beállításaiban. Külső élő közvetítés, beágyazott tartalom, fénykép vagy videó külön adatkezelést jelenthet; a konkrét funkcióhoz kapcsolódó tájékoztatás irányadó. A jelen tudomásulvétel nem általános hozzájárulás portré-, reklám- vagy videófelhasználáshoz.
Kiskorúak és más személy nevezése
Kiskorú versenyző esetén a nevezést a szükséges törvényes képviselettel kell leadni, és az adott verseny előírásai szerinti szülői nyilatkozatot biztosítani kell. Más személy nevezésekor a beküldő gondoskodik arról, hogy a versenyző vagy törvényes képviselője megismerhesse ezt a tájékoztatót, és megfelelő felhatalmazással jár el. A nevezési jelölőnégyzet önmagában nem igazolja a képviseleti jogosultságot. Közvetetten kapott adatoknál a GDPR 14. cikke szerinti tájékoztatási kötelezettség is fennáll. A kiskorúak adatainál fokozottan figyelembe kell venni az adattakarékosságot és jogaik védelmét.
Megőrzési rend
A megőrzést az adatok célja és az alkalmazandó jogszabályok határozzák meg; nem minden adatra vonatkozik azonos határidő. A nevezési kapcsolattartási és ideiglenes szervezési adatok a verseny lebonyolításához, az eredmények véglegesítéséhez, az esetleges helyesbítésekhez és a kapcsolódó ügyintézés lezárásához szükséges ideig kezelhetők. A minimális hivatalos eredményadatok megőrzését az adott eredményhez kapcsolódó ranglista, minősítés, rekord vagy eredményigazolás fennálló szükségessége határozza meg; ez önmagában nem indokolja a teljes nevezési adatlap megőrzését. A tagnyilvántartás a tagság fennállása alatt szükséges; annak megszűnése után csak az elszámoláshoz, jogi igényhez vagy jogszabályi kötelezettséghez szükséges adatok tarthatók meg. A számviteli bizonylatokat és a könyvelést alátámasztó nyilvántartásokat a számviteli törvény 169. §-a alapján legalább 8 évig kell megőrizni. A technikai naplók a konkrét működési hiba vagy biztonsági esemény vizsgálatához szükséges ideig kezelhetők. A tudomásulvételt megjegyző app-süti legfeljebb 365 napig érvényes; a kapcsolódó bizonylat és nevezési nyilatkozat az adott nyilatkozat bizonyításához, illetve konkrét jogi igényhez szükséges ideig őrizhető meg. Folyamatban lévő jogvita vagy hatósági eljárás miatt csak az ahhoz szükséges adatok megőrzése hosszabbítható meg. A törlés nem feltétlenül automatikus; a szükségtelen adatok törlését vagy anonimizálását az aktív rendszerben, az exportokban és a biztonsági mentések kezelése során is figyelembe kell venni.
Törlés és adatbiztonság
Az adatokat az adatkezelési célhoz igazodóan, a feladatuk szerint jogosult szervezők, bírók, beírók és adminisztrátorok használhatják. Az adatok védelmét a hozzáférések korlátozása, a biztonságos adatátvitel és a mentések segítik. Az adatkezelési cél megszűnésekor a már nem szükséges adatok törlendők vagy vissza nem állíthatóan anonimizálandók, kivéve az indokolt jogszabályi vagy jogi igény miatti megőrzést. Az archiválás önmagában nem anonimizálás. A mentésekből történő visszaállításnál a korábban esedékes törléseket is figyelembe kell venni. A személyes adatokat elérhetővé tevő QR-kódot, tokenes linket vagy eszközt ne ossza meg jogosulatlan személlyel.
Érintetti jogok és jogorvoslat
A GDPR feltételei szerint kérhető hozzáférés, helyesbítés, törlés, az adatkezelés korlátozása és adott esetben adathordozhatóság. Jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen tiltakozhat; az adatkezelőnek ilyenkor vizsgálnia kell az elsőbbséget élvező jogszerű okokat. Hozzájáruláson alapuló külön adatkezeléshez adott hozzájárulását bármikor visszavonhatja, a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét ez nem érinti. A törlés nem feltétlenül alkalmazható jogszabályi megőrzés vagy szükséges jogi igény esetén. Kérelmét a klie.gyula@gmail.com címre vagy a székhelyre küldheti. A válasz főszabályként egy hónapon belül érkezik; indokolt esetben további két hónappal hosszabbítható, erről az első hónapon belül tájékoztatást adunk. Szükség esetén arányos személyazonosítást kérünk. Panasz: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH), naih.hu; továbbá bírósági jogorvoslat és a GDPR szerinti kártérítés is kérhető. A szövetség önálló adatkezelésével kapcsolatos kérelmet az érintett szövetséghez is el lehet juttatni.
A nyilatkozat jelentése és változások
Az „Az adatkezelési tájékoztatót megismertem és tudomásul vettem” nyilatkozat a tájékoztatás átvételét rögzíti. Nem jogról lemondás, nem általános adatkezelési hozzájárulás, és nem helyettesíti az egyes műveletek megfelelő jogalapját. Az app használata az aktuális tájékoztató tudomásulvételéhez kötött, a tájékoztató maga enélkül is elolvasható. A nevezéskor külön nyilatkozat szükséges minden beküldésnél. A lényeges változásokat új verzióval jelezzük. Nincs kizárólag automatizált, a GDPR 22. cikke szerinti joghatással vagy hasonló jelentős hatással járó döntéshozatal; az automatikus sportszakmai számítások bírói/szervezői ellenőrzés és kifogás lehetőségével történnek.